En korrekt behandling av personuppgifter medför förtroende och trygghet för dig som kund och enskild. Avarn Security behandlar därmed alla personuppgifter i enlighet med tillämpligt regelverk däribland Dataskyddförordningen (GDPR).
1. Syfte
Denna integritetspolicy behandlar, på ett övergripande sätt, på vilket sätt ett bolag inom Avarn Security Group AS (Group) behandlar personuppgifter som bolag samlar in under olika omständigheter. Denna policy kompletteras dock av andra policyer, instruktioner samt information om hur personuppgifter hanteras inom koncernen och som är mer tjänstspecifika.
2. Ansvar inom organisationen
Varje bolag inom koncernen har ett tydligt personuppgiftsansvar för den behandling av personuppgifter som sker inom respektive bolag och koncernen har utsett ett dataskyddsombud. Dataskyddsombudet kan kontaktas via dataskyddsombud@avarnsecurity.com eller via kontaktuppgifterna på Avarn Securitys webbplats.
3. Hur och varför vi behandlar personuppgifter
Avarn Security behandlar personuppgifter om kunder, användare, leverantörer, besökare, arbetssökande, konsulter och anställda endast när det är nödvändigt för verksamheten och i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning.
Personuppgifter behandlas bland annat för att:
• tillhandahålla och administrera tjänster och avtal,
• identifiera användare, kunder, leverantörer och personal,
• hantera kundservice, kommunikation och fakturering,
• utveckla, förbättra och skydda våra tjänster och system,
• uppfylla rättsliga skyldigheter,
• administrera anställnings- och uppdragsförhållanden,
• genomföra säkerhetskontroller, behörighetsadministration och säkerhetsåtgärder,
• förebygga, utreda och hantera incidenter och avtalsbrott.
De personuppgifter som behandlas kan exempelvis omfatta identitets- och kontaktuppgifter, personnummer, betalningsuppgifter, användaruppgifter, lokaliseringsuppgifter, besöksuppgifter, anställningsuppgifter, utbildnings- och behörighetsuppgifter samt uppgifter som krävs enligt lag eller avtal.
Behandlingen grundar sig på fullgörande av avtal, rättsliga förpliktelser, berättigade intressen, skydd av grundläggande intressen eller samtycke när detta är lämpligt. Avarn Security använder inte automatiserat beslutsfattande eller profilering som har rättsliga eller liknande betydande konsekvenser för den registrerade.
4. Särskilda kategorier av personuppgifter
Avarn Security behandlar särskilda kategorier av personuppgifter endast när det finns stöd i lag eller annan giltig rättslig grund. Detta kan exempelvis förekomma inom arbetsmiljö-, rehabiliterings-, säkerhets- eller myndighetsrelaterade processer.
5. Tjänsteleverantörer och personuppgiftsbiträden
Avarn Security kan anlita tjänsteleverantörer och underleverantörer för drift, utveckling, support och underhåll av verksamhetens tjänster och system. Dessa leverantörer får endast behandla personuppgifter enligt Avarn Securitys instruktioner och omfattas av personuppgiftsbiträdesavtal när så krävs enligt lag.
6. Besökare
Avarn Security behandlar personuppgifter om besökare till företagets kontor och anläggningar för att administrera besök, kontrollera behörighet och tillträde, upprätthålla säkerhet samt förebygga och utreda incidenter.
Uppgifter som kan behandlas är exempelvis namn, företagstillhörighet, kontaktuppgifter, tidpunkt för besöket, registreringsnummer, passerkortsnummer samt uppgifter kopplade till säkerhetsincidenter.
Behandlingen sker med stöd av berättigat intresse och, där så är tillämpligt, rättsliga förpliktelser enligt lag. Uppgifter kan delas med säkerhetspersonal, reception, IT-leverantörer, larmcentral och myndigheter när det krävs.
7. Anställda, arbetssökande och konsulter
Avarn Security behandlar personuppgifter om anställda, arbetssökande, konsulter, praktikanter och inhyrd personal för att administrera anställnings- och uppdragsförhållanden, uppfylla rättsliga skyldigheter, hantera löner och förmåner, administrera behörigheter, genomföra säkerhetsprövningar och säkerställa verksamhetens fysiska och digitala säkerhet.
Personuppgifter som kan behandlas omfattar bland annat identitets- och kontaktuppgifter, anställningsuppgifter, löneuppgifter, utbildningar, certifieringar, behörigheter, uppgifter från säkerhetsprövningar, passersystem, IT-system och andra uppgifter som krävs enligt lag eller avtal.
Personuppgifter kan delas med bolag inom koncernen, leverantörer, kunder och myndigheter när detta är nödvändigt för ändamålet eller krävs enligt lag. Uppgifterna lagras endast så länge det är nödvändigt för ändamålet eller enligt lagkrav.
8. Insamling och lagring av personuppgifter
De flesta personuppgifter lämnas direkt av den registrerade i samband med avtal, användning av tjänster, rekrytering eller annan kontakt med Avarn Security. Personuppgifter kan även inhämtas från exempelvis myndigheter, referenspersoner, kreditupplysningsföretag, utbildningsanordnare eller andra externa källor när detta är nödvändigt för verksamheten eller följer av lagkrav.
Avarn Security lagrar dina uppgifter säkert inom Norden och inom EU/EES. Avarn Security kommer att behålla dina uppgifter så länge det är nödvändigt för att uppnå syftet med behandlingen. Personuppgifterna kommer därefter att raderas, såvida inte Avarn Security är skyldigt att enligt lag fortsätta lagra personuppgifterna.
9. Säkerhet och dataskydd
Avarn Security tillämpar lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda personuppgifter mot obehörig åtkomst, förlust, förändring eller otillåtet utlämnande. Personuppgifter kan krypteras, pseudonymiseras eller anonymiseras när det är lämpligt.
Anställda omfattas av sekretesskrav och utbildas i dataskydd och informationssäkerhet. Företaget har även etablerade rutiner för säkerhetsprövning, incidenthantering och rapportering av personuppgiftsincidenter till tillsynsmyndighet när detta krävs enligt lag.
10. Marknadsföring
Avarn Security kan använda personuppgifter för att informera om produkter och tjänster. Du har alltid rätt att invända mot direktmarknadsföring.
11. Dina rättigheter
Du har rätt att begära information om vilka personuppgifter Avarn Security behandlar om dig samt, när förutsättningarna enligt GDPR är uppfyllda, begära rättelse, radering, begränsning av behandling eller dataportabilitet samt invända mot viss behandling. Du har även rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).
Mer information finns på Avarn Securitys webbplats.
12. Cookies
För information om hur Avarn Security använder cookies och liknande tekniker hänvisas till företagets cookiepolicy.
13. Integritetsskydd för barn
Avarn Security riktar inte sina tjänster till barn och samlar inte medvetet in personuppgifter om barn annat än när detta krävs för att tillhandahålla tjänster eller uppfylla rättsliga skyldigheter.
14. Ändringar av integritetspolicyn
Avarn Security kan komma att uppdatera denna integritetspolicy. Den senaste versionen publiceras alltid på företagets webbplats.
15. Kontakt
Vid frågor om denna integritetspolicy, behandling av personuppgifter eller för att utöva dina rättigheter, kontakta Avarn Security på: post@avarnsecurity.com
Dataskyddsombudet kan kontaktas via: dataskyddsombud@avarnsecurity.com
Du har även rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).